Personvern i Tolletaten

Tolletaten behandler dine personopplysninger for å utføre oppgaver som:

• å kontrollere at lovgivningen som regulerer inn- og utførsel av varer til og fra Norge overholdes
• å tollbehandle varer som inn- eller utføres til eller fra Norge
• å bidra til at tollavgifter for varer som skal føres inn eller ut av landet blir korrekt fastsatt
• å bidra til å gjennomføre europeisk tollsamarbeid
• å veilede innbyggere og næringsliv
• å saksbehandle henvendelser
• å arkivere offentlige dokumenter
• å utarbeide statistikk og analyser
• å behandle varsler fra eksterne varslingssaker

I forbindelse med rekrutteringsprosesser, veiledning, telefoner, e-poster, arrangementer samt besøksregistrering innhenter vi også personopplysninger. Vi innhenter dessuten opplysninger ved hjelp av kameraovervåkning for å ivareta sikkerheten og utøve kontroll.

Ved inn- og utførsel av varer bistår Tolletaten andre myndigheter med å kontrollere deres regelverk. Vi kontrollerer etterlevelse av regelverk på vegne av for eksempel Mattilsynet, Landbruksforvaltningen, Legemiddelverket og Skatteetaten.  Dette gjelder blant annet lovgivning knyttet til skatter og avgifter, mat og næringsmidler, narkotika, alkohol, tobakk, legemidler, våpen, farlige stoffer, dyr, miljø, avfall og såkalte immaterielle rettigheter. På disse områdene samarbeider vi også med andre lands tollmyndigheter.

Vi behandler også personopplysninger i tilfeller hvor andre offentlige myndigheter er avhengig av informasjon fra Tolletaten for å kunne utføre sine lovpålagte oppgaver på en trygg og forsvarlig måte. Eksempelvis overføres informasjon fra samtlige deklarasjoner til SSB for utarbeidelse av handelsstatistikk, og til Skatteetaten for beregning og oppkreving av avgifter. Vi behandler også personopplysninger for å vurdere om varer som skal føres inn i EU/EØS utgjør en trussel mot sikkerhet og trygghet, folkehelsen, miljøet eller forbrukerne.

Tolletaten behandler først og fremst personopplysninger når dette er nødvendig for å utøve lovpålagt offentlig myndighet. Det er hovedsakelig vareførselsloven tollavgiftsoven og forvaltningsloven som setter rammene for Tolletatens arbeid og gir oss lov til å behandle personopplysninger. Vi er også tillagt oppgaver i annen lovgivning, som f. eks. skatteforvaltningsloven, vegtrafikkloven og legemiddelloven.

For mer informasjon kan du lese tolloven på Lovdata, eller bla deg frem i Toll-ABC’en hvor du finner Tolletatens utfyllende kommentarer til de ulike bestemmelsene i tolloven.

Tolletaten bruker informasjon fra en rekke ulike kilder. Her er noen eksempler:

• Opplysninger fra importør/eksportør/transportør/speditør: Ved inn- og utførsel av varer må det gis opplysninger til Tolletaten i forbindelse med grensepassering og ved tollbehandling av varene. Dette gjelder både for privatpersoner som har kjøpt varer fra utlandet, og for næringsdrivende som driver med ervervsmessig import, eksport eller transport av varer inn og ut av landet.
• Opplysninger fra andre offentlige registre, f. eks. folkeregisteret og valutaregisteret (Skatteetaten), kjøretøysregisteret (Statens Vegvesen) og Brønnøysundregistrene.
• Tollmyndigheter i andre land som vi har avtaler med
• EUs fellestjeneste for innførsel (ICS2 Common Repository), jf. vareførselsforskriften § 2-1-1
• NCTS (et elektronisk system for utveksling av transitteringsinformasjon mellom næringslivet og Tolletaten, og for forhåndsvarsling av varer direkte til og fra tredjeland) og andre internasjonale registre som EUs bedriftsregister, og EUs systemer for opprinnelse slik som REX (Registrert Eksportørsystem), mat, og markedstilsyn slik som RAPEX (Rapid alert system for dangerous goods) og TRACES (Trade Control and Expert System) mfl.
• Tips og varsler fra publikum
• Opplysninger fremkommet gjennom kontrollaktiviteter utført av Tolletaten selv eller fra andre offentlige myndigheter
• Opplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder, eksempelvis åpne nettsider
• Opplysninger om grensekryssende trafikk på landeveien og fergeterminaler fra vårt skiltgjenkjenningssystem (ANPR)
• Passasjeropplysninger fra transportselskaper
• Kameraovervåkning på tollstasjonene

Tolletaten behandler personopplysninger som er nødvendige for å løse oppgavene nevnt i punkt 1. Hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg, er avhengig av oppgaven vi skal løse.

Navn og kontaktopplysninger

Eksempelvis behandler vi personalia og folkeregisteropplysninger, både om personer som er bosatt i Norge og i utlandet. Det vil si at vi har tilgang til blant annet personopplysninger om identitet (navn, fødselsdato, kjønn, statsborgerskap), kontaktinformasjon (postadresse, bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer) og relasjoner til andre (ektefelle, barn, samboer, etc.).

Opplysninger fra vareførselen

Å føre kontroll med vareførselen til og fra Norge er en sentral oppgave for tollmyndighetene. Tolletaten innhenter derfor en betydelig mengde informasjon om varer som inn- eller utføres, herunder personopplysninger. Eksempelvis registrerer vi opplysninger om hvem som er avsender og mottaker av varene, varenes verdi og en varebeskrivelse. I tilfeller der innførsel av en vare er betinget av en særlig tillatelse, registrerer vi også opplysninger om dette, f. eks. om det foreligger nødvendig tillatelse til å innføre våpen eller å medbringe legemidler.

Opplysninger som er nødvendige for å planlegge, målrette og gjennomføre kontroller

Tolletaten registrerer og behandler også personopplysninger i forbindelse med planlegging og målretting av kontrollaktiviteter. Dette kan for eksempel være opplysninger om tidligere overtredelser av tollovgivningen, økonomiske transaksjoner foretatt til og i utlandet som fremkommer av valutaregisteret, eller opplysninger om trafikk- og adferdsmønster. Ved gjennomføring av kontroller benytter vi et bredt spekter av opplysninger som navn og kontaktopplysninger, opplysninger om inn- og utførsel av varer, transportmiddel, økonomi og andre opplysninger som kan være relevante og viktige i forbindelse med en tollkontroll.

Ved hjelp av automatisk skiltgjenkjenningssystem (ANPR) kontrollerer Tolletaten grensekryssende trafikk ved landevei og fergeterminaler. Opplysningene vi innhenter er blant annet bilens registreringsnummer, kjøretøysretning og tid og sted for passering. I tillegg tas det bilde av kjøretøyet. Bildet sladdes automatisk, slik at det ikke er mulig å kjenne igjen personer. Registreringsnumrene til alle som passerer blir sammenliknet med ulike lister over kjøretøy. Dette gjelder blant annet kjøretøy som er begjært avskiltet, meldt stjålet eller interessante for tollkontroll av andre grunner. På bakgrunn av bilens registreringsnummer kan vi hente informasjon om hvem som er eier av kjøretøy der vi mener det er nødvendig.

Kameraovervåkning på tollstasjonene

Kameraovervåkningen på tollstasjonene innebærer at vi behandler bilder av de registrerte, registreringsnummer på kjøretøy, reisemønster, og medbrakte varer.

Kameraovervåkning i våre kontorbygg

For å sikre våre kontorbygg har Tolletaten etablert kameraovervåkning. Dette innebærer at vi behandler bilder av både forbipasserende og besøkende. Bildene lagres med informasjon om tid og sted.

Personopplysninger behandles i Tolletatens ulike registre og systemer, f. eks. deklarasjonsbehandlingssystemet TVINN, Tolletatens kunderegister, vårt arkiv- og saksbehandlingssystem Public360, eller i våre etterretnings- og analysesystemer. Varsler behandles etter disse retningslinjene .

Når det er nødvendig for arbeidet med å planlegge, målrette og gjennomføre kontrollaktiviteter, sammenstiller og analyserer Tolletaten også personopplysninger fra ulike kilder og informasjonssystemer som vi har tilgang til.

Tolletatens ansatte behandler dine personopplysninger kun når dette er nødvendig for at etaten skal kunne utføre sine arbeidsoppgaver.

Våre IT-systemer tilgangsstyres ut fra et prinsipp om at den enkelte medarbeider skal ha et tjenstlig behov for tilgang til de lagrede opplysningene.

Alle medarbeidere i Tolletaten og aktører som utfører oppdrag på vegne av Tolletaten har taushetsplikt om formues- og inntektsforhold, samt andre økonomiske, bedriftsmessige og personlige forhold som de måtte få tilgang til gjennom arbeidet sitt.

Bruk av databehandlere

Tolletaten drifter og forvalter selv de store kjernesystemene som brukes for å utføre oppgavene våre.  For enkelte tjenester og løsninger bruker vi ulike eksterne leverandører, de er Tolletatens databehandlere. Tolletaten er pålagt å inngå egne avtaler (databehandleravtaler) med leverandører om databehandling for å sikre at de tar godt vare på personopplysningene i løsningene de leverer til oss. Våre leverandører kan ikke bruke opplysninger til andre formål enn det de er innhentet til og avklart med oss.

Tolletaten utleverer kun personopplysninger når det foreligger et gyldig rettslig grunnlag. Dette omfatter blant annet utlevering til:

• andre offentlige myndigheter, f. eks. Skatteetaten, Landbruksmyndighetene, politiet eller NAV
• EUs kontrollorganer og tilsyn der dette er regulert i forordning eller direktiv som er inntatt i EØS-avtalen, inkludert EUs fellestjeneste for innførsel (ICS2- Import control system 2- Common Repository) og Tolletatens elektroniske transitteringssystem (NCTS).
• utenlandske tollmyndigheter vi har en avtale med
• forskning- og statistikkorganisasjoner, f. eks. SSB
• Riksarkivet etter arkivloven

Tolletaten må blant annet følge vareførselsloven, tollavgiftsoven, personopplysningsloven, forvaltningsloven, arkivloven og offentlighetsloven, og er derfor ansvarlig for at alle personopplysninger blir behandlet på en forsvarlig, korrekt og sikker måte.

Tolletaten forvalter store mengder personopplysninger og derfor stilles det strenge krav til oss med tanke på informasjonssikkerhet. Vi beskytter opplysningene i våre IT-systemer på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer, og ved å kontrollere hvem som har tilgang til systemene og bygningene våre. Vi jobber kontinuerlig med å påse at eksisterende IT-systemer har god informasjonssikkerhet og fungerer slik de skal.

Tolletaten oppbevarer personopplysningene dine så lenge de er nødvendige for at vi skal kunne utføre våre lovpålagte oppgaver (se punkt 1), og i tråd med gjeldende lovgivning. Det konkrete behovet for oppbevaring av personopplysninger vil avhenge av hva slags informasjon det gjelder og hvilke oppgaver vi skal løse. 

Personopplysninger vil som hovedregel slettes eller anonymiseres når behovet for oppbevaring faller bort, med mindre vi har en lovpålagt plikt til å oppbevare dem etter annet regelverk, som for eksempel arkivloven.

Personopplysninger som er innhentet ved bruk av skiltgjenkjenningssystem er særskilt regulert i vareførselsloven hvor det fremgår at disse kan lagres i inntil 6 måneder etter at de er innhentet.

Tolletaten mottar opplysninger og tips om ulovlig inn- og utførsel av varer. I slike tilfeller må vi innen 4 måneder avklare om ikke-verifiserte personopplysninger er korrekte og relevante.

Opptak fra kameraovervåkning på tollstasjonene slettes automatisk etter 7 døgn, men lagres unntaksvis opptil 30 dager hvis det er sannsynlig at opptaket vil bli utlevert til politiet i forbindelse med straffbare handlinger eller ulykker.

Hvis du er registrert i våre systemer, har du disse rettighetene etter personopplysningslovgivningen:

Hvis du er registrert i våre systemer, har du rettighetene nevnt under etter personvernregelverket. Hvis du vil be om innsyn eller bruke noen av de andre rettighetene personvernregelverket gir deg, kan du kontakte Tolletaten ved å bruke dette kontaktskjemaet. 

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om nærmere informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger, for eksempel hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, til hvilke formål de benyttes, hvor de er innhentet fra og hvorvidt de er utlevert til en tredjepart. Du kan også be om en kopi av personopplysningene.

Vi kan imidlertid i enkelte tilfeller nekte deg innsyn dersom dette er nødvendig og vilkårene for det er oppfylt, for eksempel av hensyn til avdekking av brudd på tollovgivning eller av hensyn til vern av andre personer.
Les mer om retten til innsyn(datatilsynet.no)

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger om deg som er feilaktige eller misvisende.
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger(datatilsynet.no)

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.
Les mer om retten til sletting(datatilsynet.no)

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
Les mer om retten til begrensning(datatilsynet.no)

Protestere mot en behandling av personopplysninger

I noen tilfeller har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Les mer om retten til å protestere (datatilsynet.no)

Mulighet til å klage

Hvis du mener at Tolletaten ikke behandler personopplysningene om deg i samsvar med gjeldende lovgivning, kan du klage til Datatilsynet i Norge.
Informasjon om hvordan du bør gå frem (datatilsynet.no)

Du kan kontakte Tolletaten ved å bruke dette kontaktskjemaet. Av hensyn til personvernet ditt må du ikke sende særlige kategorier personopplysninger som for eksempel helseopplysninger i dette skjemaet.

Kontakt personvernombudet 

Du kan også kontakte Tolletatens personvernombud for råd og veiledning generelt om Tolletatens behandling av personopplysninger. Personvernombudet vil kunne hjelpe deg med å ivareta dine personverninteresser, herunder hvordan du kan gå frem for å benytte deg av dine rettigheter. Du kan kontakte ombudet på personvernombud@toll.no.