Bokføringsmessig atskillelse betyr at du får tillatelse til å lagre opprinnelsesmaterialer og ikke-opprinnelsesmaterialer sammen. Uten en slik tillatelse må du holde opprinnelsesmaterialer og materialer uten opprinnelse fysisk atskilt dersom du bruker begge i din produksjon av ferdigvarer. Da er det nok at materialene lagres separat eller at de på lageret er tydelig merket med opprinnelsesland.
Du kan bruke bokføringsmessig atskillelse dersom du i din produksjon bruker både opprinnelsesvarer og varer uten opprinnelsesstatus. Du kan ikke bruke ordningen dersom du kun er engasjert i kjøp og salg av råvarer eller kjøp og salg av ferdigvarer.
Et konsern med flere foretak får kun tillatelse til bokføringsmessig atskillelse for det enkelte produksjonsforetak. Vi gir ikke autorisasjon til salgsforetak i konsernet.
Systemet kan brukes i de fleste frihandelsavtalene Norge/EFTA har inngått. Du må skjekke opprinnelsesreglene i den aktuelle frihandelsavtalen for å finne ut om bokføringsmessig atskillelse kan brukes.
Tillatelse for det enkelte produksjonsforetak
For konsern med flere foretak, for eksempel ett for salg og ett eller flere for produksjon, gjelder tillatelsen for det enkelte produksjonsforetak. Du kan ikke benytte én tillatelse til å slå sammen lagerbeholdninger og saldoer av opprinnelsesvarer og ikke-opprinnelsesvarer i de forskjellige produksjonsforetakene. Tilsvarende vil gjelde for et større foretak som har flere produksjonsenheter (avdelinger). Det er alltid du som eksportør som er ansvarlig for utstedelse av opprinnelsesbevis og senere dokumentasjon av riktigheten av disse. Da er det nødvendig med betryggende regnskaps- og dokumentasjonsrutiner mellom de enkelte ledd i et større konsern.
Systemet med bokføringsmessig atskillelse, herunder eventuell bruk av den generelle toleranseregelen i opprinnelsesreglene, er ment for den enkelte enhet der den faktiske produksjonen foregår. Dersom toleranseregelen benyttes vil det være på det faktiske produksjonstidspunktet at det må tas stilling til om den konkrete ferdigvaren oppnår opprinnelse eller ikke. Den enkelte produsent (enhet) må kunne dokumentere opprinnelsen på den ferdige varen dersom opprinnelsesdokumentasjon skal kunne gis på eksporttidspunktet.
Bruker du ikke toleranseregelen, kan du velge mellom produksjonstidspunktet eller salgstidspunktet for vurdering av ferdigvarens opprinnelse (utstedelsestidspunktet for opprinnelsesbeviset).
Du kan ikke alternere mellom disse tidspunktene. Tidspunktet for fastsettelse av opprinnelsen for den fremstilte varen skal avtales mellom deg som produsent og Tollvesenet og anføres i tillatelsen.
Prinsipper for bruken av bokføringsmessig atskillelse
Bokføringsmessig atskillelse kan kun benyttes for lagring av råvarer/materialer som skal inngå i produksjon av opprinnelsesprodukter. Med produksjon forstås i denne sammenheng bearbeiding eller foredling som går ut over det vi kaller minimale operasjoner.
Systemet kan ikke benyttes for produkter som selges ubearbeidet. Det kan heller ikke brukes for ferdigproduserte varer med opprinnelsesstatus. Slike varer skal lagres atskilt fra ferdigvarer uten opprinnelsesstatus.
Innsatsmaterialer med ulik opprinnelse skal være av samme handelsmessige kvalitet og ha samme tekniske og fysiske karakter. Det skal ikke være mulig å skille materialene fra hverandre etter at de er innarbeidet i det ferdige produktet.
Ved fastsettelsen av opprinnelsesstatus for en produsert vare, må det i regnskapet være en ”positiv” saldo av opprinnelsesmaterialer. Det må regnskapsmessig og faktisk være tilstrekkelig mengde opprinnelsesmaterialer til å dekke mengden opprinnelsesprodukter som det konkrete opprinnelsesbeviset skal utstedes for. Denne saldoen beregnes ut fra bevegelsene i regnskapet.
Tidspunktet for fastsettelse av opprinnelsesstatus for en fremstilt vare kan enten være produksjonstidspunktet eller utstedelsestidspunktet for opprinnelsesbeviset - det vil si det tidspunktet firmaet utsteder en fakturaerklæring eller søker om utstedelse av et varesertifikat EUR.1. Dette må avtales mellom deg som produsent og Tollvesenet. Du kan ikke alternere mellom disse tidspunktene. Bruker du den generelle toleranseregelen må du benytte produksjonstidspunktet.
Det er en referanseperiode på 24 måneder for alle andre varer for bruken av systemet med bokføringsmessig atskillelse. Denne perioden er en regnskapsperiode satt ut fra administrative og kontrollmessige hensyn. Den skal begrense bruken av innsatsvarer med opprinnelsesstatus som er eldre enn 24 måneder. Perioden er rullerende og innebærer at innkjøpte opprinnelsesmaterialer som er ”eldre enn” 24 måneder fra tidspunktet for fastsettelse av ferdigvarens opprinnelsesstatus (salgs- eller produksjonstidspunktet) ikke kan tas hensyn til i dette regnskapssystemet.
Saldo i dette systemet må fortløpende justeres. Dette forhold innvirker ikke på din generelle dokumentasjonsplikt utover denne perioden.
I praksis vil denne referanseperioden normalt bare ha betydning dersom en du har gjort et så stort innkjøp av en råvare med opprinnelsesstatus at dette partiet varer i mer enn 24 måneder, og du i løpet av disse 24 månedene ikke har andre dekkende kjøp av samme opprinnelsesråvare.
Du kan ikke
- forskuttere en eventuell fremtidig tilgang på opprinnelsesmaterialer (heller ikke av ikke-opprinnelsesmaterialer).
- utstede opprinnelsesbevis når regnskapssaldoen for opprinnelsesmaterialer viser at slike materialer ikke er tilgjengelige på tidspunktet for fastsettelsen av opprinnelsesstatus for ferdigvaren (salgs- eller produksjonstidspunktet).
Alt kjøp og salg av opprinnelsesmaterialer og ikke-opprinnelsesmaterialer må fremkomme av regnskapet for bokføringsmessig atskillelse. Den totale regnskapsmessige saldoen av tilgjengelige materialer (summen av opprinnelsesmaterialer og ikke-opprinnelsesmaterialer) skal svare til den fysiske beholdningen av materialer på lager. Saldoen i regnskapssystemet for bokføringsmessig atskillelse må justeres og begrunnes i forhold til årlige lagertellinger foretatt etter norsk regnskapslovgivning.
Eksempelvis, dersom regnskapet viser at det på et gitt salgstidspunkt kun er opprinnelsesmaterialer tilgjengelig og det selges ferdigprodukter uten at det utstedes opprinnelsesbevis, må den benyttede mengde opprinnelsesmaterialer føres til fradrag på opprinnelsessiden i dette regnskapssystemet. Du bør gi en merknad om at det ikke er utstedt opprinnelsesbevis for varene.
Bokføringsmessig atskillelse krever at du oppretter et regnskapssystem ved siden av økonomiregnskapet, for dette formålet. Regnskapssystemet må i tillegg ha koblinger til økonomiregnskapet. Det er en forutsetning at regnskapet for bokføringsmessig atskillelse oppdateres kontinuerlig.
Krav til eksportøren for å kunne dokumentere opprinnelsen
Du plikter å legge frem den dokumentasjon vi anser nødvendig for å kontrollere at utstedte opprinnelsesbevis er korrekte og at varenes opprinnelse er riktig angitt. Har du utferdiget en fakturaerklæring eller søkt om å få utstedt varesertifikat EUR.1, må du kunne dokumentere varens opprinnelse både på utstedelsestidspunktet og i ettertid.
Du plikter å oppbevare kopier av utstedte opprinnelsesbevis og all grunnlagsdokumentasjon for varenes opprinnelsesstatus i minst 10 år. Eksempler på grunnlagsdokumenter finnes blant annet i artikkel 28 i Protokoll 4 til EØS-avtalen.
Det er ditt ansvar å dokumentere på tilfredsstillende måte at det enkelte utstedte opprinnelsesbevis er korrekt. Derfor må du overfor oss fremlegge de dokumenter og oversikter som vi etterspør. Du må også kunne bistå med å innhente dokumentasjon som leverandøren besitter.
For fisk og fiskeprodukter er det i hovedsak restriktive opprinnelsesregler. Det vil normalt være behov for å kunne spore det enkelte eksporterte vareparti tilbake til ”bryggekanten”. Dokumenter som leverandørerklæringer, transaksjonsoversikter mv fra aktuelle leverandører er viktige elementer med sikte på dette. Slike opplysninger og dokumenter vil Tollvesenet etterprøve under en kontroll av et utferdiget opprinnelsesbevis.
Dersom en du bygger dine opprinnelseserklæringer på kjøp fra leverandører og deres leverandørerklæringer, må du være forberedt på å fremlegge oversikter og dokumentasjoner fra disse leverandørene. Denne dokumentasjonen fremlegges direkte overfor Tollvesenet dersom leverandøren ønsker det.
Ulike typer dokumentasjon
Når det stilles krav til de anvendte materialenes opprinnelsesstatus, må det alltid være en sammenheng i kjeden mellom de ulike aktører – eksempelvis mellom importør, produsent og eksportør.
Noen av de etterfølgende eksempler illustrerer dels dokumentasjon relatert til fiskerinæringen, men prinsippene gjelder for alle næringer.
Det enkelte eksporterte vareparti må kunne følges bakover fra eksport gjennom alle ledd og prosesser i alle de bedrifter som råvarene har passert.
Har du tillatelsen til bokføringsmessig atskillelse må materialene brukt i produksjonen kunne spores tilbake til en positiv saldo av opprinnelsesmaterialer før du kan utstede opprinnelsesbevis. Alle opprinnelsesmaterialene må kunne spores tilbake med dokumentasjon for at de virkelig har ”opprinnelsesstatus” i samsvar med den aktuelle avtalen.
Det må foreligge dokumentasjon for hver prosess i kjeden. For at dokumentasjonen skal være mulig å etterprøve må tilstrekkelig med opplysninger være nedtegnet (elektronisk eller på papir).
Vanlige kjøps- og salgsfakturaer kan være nok dersom kjøp og salg lett kan koples sammen. Dette kan være nok dersom du aldri har samme type opprinnelsesvare og tredjelandsvare (ikke-opprinnelsesvare) på lager samtidig. Kjøp og salg må kunne koples på dato, mengde og art.
Innkjøp
Alt innkjøp må dokumenteres. Dette skjer ved innkjøpsfakturaer og eventuelle inngående opprinnelsesbevis, eventuelt en leverandørerklæring. En leverandørerklæring må ha klare referanser til aktuelle innkjøp (fakturareferanser mv); den kan være avgitt på eget ark eller være påført innkjøpsfakturaen.
I fiskerinæringen kan dette være en seddel for den enkelte levering (bryggeseddel og/eller sluttseddel), eller en leverandørerklæring. For fisk som ikke er levert direkte av norsk fiskefartøy, skal det foreligge et varesertifikat EUR.1 eller en fakturaerklæring som dokumentasjon av opprinnelsen til fisk innført fra andre lands fartøyer, herunder andre EØS-land.
Forhandleres kopling mellom kjøp og salg
Vanlige kjøps- og salgsfakturaer er ofte nok for en forhandler dersom kjøp og salg lett kan koples sammen ved hjelp av for eksempel datoer, vareslag og mengder. Kjøp/salg kan også være mappebasert. Det kan også anføres på salgsfakturaen eller ordren hvor varene stammer fra. Ved salg kan kundene være avhengig av de samme referansene for senere å kunne utstede opprinnelsesbevis.
Produksjonsbedrift - uttak til produksjon
Innkjøp må dokumenteres som nevnt ovenfor. Den enkelte produksjon må identifiseres ved nummer/år eller dato. Det må også fremgå hvilke råvarer som har medgått til den enkelte produksjon, f.eks. av lagerregnskapet, av et produksjonsregnskap eller en produksjonsrapport, eventuelt ved merking av ferdigvaren som viser tilbake til råvaren.
Produksjonsbedrift - uttak til salg
Det må klart fremkomme hvilke ferdigvarer som faktisk er tatt ut ved det enkelte salg. Dette kan fremgå av lagerregnskapet, eventuelt kan det være påført ordren/salgsfakturaen. Det må føres oppgaver over alle uttak.
Leverandørens dokumentasjon
En leverandørs krav til dokumentasjon vil være de samme som for en eksportør, jf beskrivelser ovenfor.