Gå til innhold

Slik får et foretak tillatelse til samlefortolling

Foretak som søker om samlefortolling, må være et selvstendig eller uavhengig transportselskap som står for innførsel og deklarasjon av sendinger til private varemottakere. Selskapets transporttilbud må være allment tilgjengelig.

Samlefortolling gjelder lavverdisendinger til privatpersoner fra utlandet til Norge. Varene kan ikke være underlagt forbud, restriksjoner eller særavgifter.

Rammer for tillatelse til samlefortolling

Verdi

Ordningen gjelder for innførsel av sendinger til privatpersoner. Sendingen må ha en verdi fra og med 350 kroner (inkludert frakt og forsikring) til og med 3 000 kroner (ekskludert frakt og forsikring).

Uavhengig transportselskap

Søkeren må være et selvstendig eller uavhengig transportselskap som står for innførsel og ekspedisjon av sendinger til private varemottakere. Selvstendige og uavhengige transportselskap er foretak som har transporttilbud allment tilgjengelig. Tilbudet deres gjelder for lavverdisendinger fra virksomheter til private (B2P) eller fra private til private(P2P). Transporttilbudet kan ikke være begrenset til medlemmer eller til enkelte avsendere eller mottakere.

Vesentlig omfang

Foretaket må håndtere et vesentlig antall sendinger. Samlefortolling er ment for store transportselskaper der antallet lavverdisendinger er så høyt at ordinær deklarering er vanskelig å følge opp innenfor tidsfristene som gjelder. Antall årlige sendinger innenfor verdigrensene må være minimum 50 000 (jf. tollforskriften § 3-1-18 (2) e). I enkelttilfeller kan Tolletaten akseptere lavere årlig volum, dersom sterke grunner taler for det.

Varighet

Tillatelsen gjelder i inntil tre år med mulighet for forlengelse i ytterligere to år etter Tolletatens nærmere vurdering, og med seks måneders prøveperiode for nye eller nyregistrerte foretak.

Endring, suspensjon og tilbakekall

Tolletaten kan, ved brudd eller mistanke om brudd på regelverket eller på de underliggende tillatelser (jf. tollforskriften § 4-13-3, jf. § 3-1-19), endre, suspendere eller tilbakekalle tillatelsen. Tolletaten kan også endre vilkårene i tillatelsen når det anses nødvendig for å oppnå tilfredsstillende prosedyrer og kvalitet på meldingsutvekslingen (jf. tollforskriften § 4-13-2 jf. § 4-13-3). Ved endring, tilbakekalling eller suspensjon skal det gis en rimelig frist, men i alvorlige tilfeller kan tilbakekall eller suspensjon skje umiddelbart.

Slik søker du

Foretak som tilfredsstiller vilkårene og som ønsker tillatelse til samlefortolling, må sende søknad til tollregionen der foretaket er registrert. Her må de beskrive rutiner og data-, regnskaps- og internkontrollsystemer. For at Tolletaten skal kunne gjøre en best mulig vurdering av foretaket, er det viktig at all nødvendig informasjon oppgis.

Foretaket bør oppnevne en særskilt kontaktperson for oppfølging av søknaden. Søknaden behandles først når all nødvendig informasjon er sendt Tolletaten.

Tolletaten vil vurdere om de formelle vilkårene i søknaden er oppfylt før det vurderes om foretaket tilfredsstiller de spesifikke vilkårene. Vurderingen skjer i samarbeid med søkeren og søkeren må vise sine systemer i praksis for Tolletaten. Det legges opp til en tett dialog mellom foretaket og Tolletaten. Mangel på evne og vilje til å skaffe riktig data til riktig tid kan være en indikator på at foretaket ikke har nødvendige orden og kontroll til å få tillatelsen.

Tillatelse gis med en seks måneders prøveperiode for nye eller nyregistrerte foretak, før den endelige tillatelsen gis. Endelig tillatelse løper i tre år, men den kan forlenges i ytterligere to år etter Tolletatens nærmere vurdering. Når tillatelsen utløper må den fornyes. Foretaket må være forberedt på at Tolletaten kan undersøke om vilkårene er oppfylt også mens tillatelsen gjelder.

Vilkår for å kunne søke om samlefortollinger

For at foretaket skal bli videre vurdert må dette være oppfylt:

Generelle vilkår


1. Registrert i Foretaksregisteret

Søker – foretaket – må være registrert i Foretaksregisteret med hovedkontor, regnskapsmessig uavhengig enhet eller regionalkontor i Norge (tollforskriften § 3-1-20). Søknaden sendes til tollregionen søkeren har sin adresse i Foretaksregisteret. Kopi av registreringsattest skal legges ved søknaden.

2. Tollagerholder

Søker må ha bevilling som tollagerholder A.

3. TVINN-deklarant

Foretaket må ha tillatelse til elektronisk overføring av deklarasjon i TVINN. Samledeklarasjon skal sendes i TVINN. Tollregionen må forsikre at sporbarheten i system og regnskap opprettholdes, slik at den enkelte sending når som helst kan spores til den tilhørende samlefortollingen. Se også vilkår nummer 12.

4. Overtredelser av toll- og avgiftslovgivningen

Foretaket, personer i foretakets i ledelsen, foretakets juridiske representanter og styre samt personer i foretaket som er ansvarlig for oppgaver relatert til skatt-, avgift-, eller tollbehandlingen kan ikke ha begått alvorlige eller gjentatte overtredelser av toll-, skatte- og avgiftslovgivningen de siste tre år.

Eventuelle pågående saker på søknadstidspunktet må være avsluttet før søknad kan behandles. Alle underliggende tillatelser må være gyldige og ikke være tilbakekalt eller suspendert for hele eller deler av tillatelsesperioden. Nye selskaper må behandles ut i fra eksisterende data, men man må være oppmerksomme på om det kan finnes data om sentrale personer i foretaket fra tidligere foretak.

Virksomheter som ikke tilfredsstiller disse kravene skal få beskjed om det og eventuelt hva som skal til for å rette på mangelen, hvis det er mulig. Hvis mangelen er på grunn av overtredelser av toll- og avgiftslovgivningen og lignende må man opplyse om hvor lang karantenetid dette vil medføre (jf. «ingen brudd» siste tre år). Det kan være begrensinger, som følge av taushetsplikt eller personvern, i hva man kan meddele foretaket om enkeltpersoners lovbrudd.

5. Økonomiske forhold

Foretaket må være solvent (jf. tollforskriften § 3-1-23). Det er et tilsvarende krav som ligger til grunn for andre tillatelser, som tollagerbevilling og lignende, men vilkåret må tilfredsstilles i sammenheng med vurderingen av søknaden. Vurderinger som ligger bak i tid vil ikke automatisk godtas.

6. Kreditt/dagsoppgjør hos Tolletaten

Foretaket må ha tillatelse til dagskreditt/oppgjør hos Tolletaten (jf. skattebetalingsforskriften § 14-20-10 mv). Foretaket må ha dagsoppgjør for å kunne levere samledeklarasjon. Annen kredittordning kan ikke benyttes for denne type deklarasjon.

Krav til regnskap, systemer og internkontroll


7. Internkontrollsystem

Foretaket må ha en internkontroll som sikrer at ledelsen og de ansatte som er ansvarlige for fortolling og deklarering, har nødvendig kunnskap om inn- og utførselsprosedyrer og tollregelverket. Foretaket må ha rutiner som sikrer at kunnskapen holdes vedlike. Internkontrollsystemet må også ivareta kontrollen med varestrømmen og regnskapsførselen og forebygge overtredelser av toll- og avgifts­lovgivningen og tillatelsen for øvrig. Tollagerholders rutiner og internkontroll legges til grunn for tillatelsen fra Tolletaten (jf. tollforskriften § 3-1-18).

8. Informasjonsplikt

Foretaket plikter å informere – uten hinder av taushetsplikt – overfor Tolletaten om følgende forhold:

  • Mistanke om brudd eller forsøk på brudd på tillatelsen, straffe, toll- og avgiftslovgivningen eller forbud og restriksjoner.
  • Uregelmessigheter eller endring i systemene som kan få negativ innvirkning på ansvarsforholdet mellom foretaket og Tolletaten.
  • Annet som kan påvirke tillatelsen, tollsystemet eller forholdet til toll- og avgiftslov­givningen for øvrig (jf. tollforskriften § 3-1-22 mv.).

De ansatte skal gjøres oppmerksom på denne plikten. Det er positivt om foretaket har gjennomført årvåkenhetsprogram med sine ansatte.

9. Endring i organisering og eierstruktur

Tolletaten skal varsles ved vesentlige endringer av eiere, oppkjøp eller annen endring av eierstruktur, flytting eller større omorganisering. Tilsvarende skal Tolletaten varsles ved bruk, leie eller kontrahering av andre foretak i sammenheng med transporttjenesten som kan få betydning for Tolletatens kontroll.

10. Sikkerhet i systemene

For sikre at foretaket ivaretar kravet til sikkerhet og sporbarhet, må aktuelle systemer som benyttes tilfredsstille krav til integritet, driftssikkerhet og datasikkerhet, slik at man er sikret mot kompromittering og tap av data (jf. tolloven § 3-1-22).

11. Systemoppdatering

Foretaket plikter å oppdatere og vedlikeholde sin programvare slik at den til enhver tid er i samsvar med Tolletatens prosedyrekrav og systemer. Endringer i foretakets systemer som medfører endringer i meldingsflyt eller prosedyrer og lignende må meldes Tolletaten i god tid.

12. Registrering og sporbarhet i systemer og regnskap

Fordi Tolletaten bare mottar en samledeklarasjon, må foretaket holde oversikten over de enkelte sendingene som er slått sammen på deklarasjonene. Sendingene skal derfor registreres hos foretaket på en slik måte at de kan følges og spores i regnskap og system til de er utlevert kunde. Dato og sted ved utlevering og ekspedisjons- og løpenummer fra fortolling skal fremgå for hver sending i foretakets regnskaper. Tilsvarende krav gjelder ved samlerefusjon. Se vilkår nummer 28.

For sikre at foretaket ivaretar kravet til sikkerhet og sporbarhet, må systemene som benyttes tilfredsstille krav til integritet, driftssikkerhet og sikkerhet slik at man er sikret mot kompromittering og tap av data.

  • Foretakets system skal kunne differensiere mellom utleverte og ikke utleverte sending og samtidig kunne koble den enkelte sending opp mot den tilhørende samlefortolling.
  • Systemet skal sikre at det ikke kan utleveres sending som ikke er klargjort og ført opp på en deklarasjon.
  • Systemet skal hindre at det er mulig å kreve refusjon på samme sending flere ganger.
  • Foretaket skal ha godkjent IT-sikkerhet – viruskontroll, brannmur, «skallsikring» etc.
  • Foretaket må ha godkjente nødprosedyrer og rutiner for back-up/fall-back etc.
  • Foretakets logistikksystem skal, hvis foretaket behandler begge typer sendinger, kunne skille mellom innførte varer og innenlandske varer.

13. Tilgang til regnskapet og kontrollfasiliteter

Tolletaten skal gis tilgang til foretakets regnskap. Det må foreligge dokumentasjon som beskriver regnskapssystemet og hvordan det kan etterprøves (jf. lov av 19.11.2004 om bokføring § 6).

Dokumentasjonen skal være mest mulig tilrettelagt for innsyn av Tolletaten, slik at kontroll kan gjennomføres uten vanskeligheter. Bokføringslovens bestemmelse om bistand og informasjon til kontrollmyndighet skal følges (jf. bokføringsloven § 14). Ved forespørsel skal regnskapet kunne utleveres elektronisk. Opplysningene som er registrert elektronisk skal kunne gjengis tilsvarende i standard dataformat (jf. lov av 17.07.1998 om årsregnskap mv).

Endringer i regnskapssystemet skal meldes fra til Tolletaten.

Det må også legges til rette for at Tolletaten får fysisk og teknisk tilgang for å gjennomføre kontroller med foretakets sendinger. Dette inkluderer plass til eget kontrollområde, tilgang til transportbånd, plass til installering av kontrollutstyr slik som røntgenmaskin og plass til datautstyr ol (jf. tolloven §§ 13-3 og 13-7 flg).

Krav til deklarering og deklarasjon


14. Fullmakt og tilbud om egendeklarering

For å benytte ordningen må ha fullmakt fra kunden/varemottaker innen deklareringen oversende Tolletaten (jf. tollforskriften § 4-10-1). Fullmakt har man enten gjennom et etablert kundeforhold eller ved at foretaket får fullmakt når varemottaker/kunde godtar oppdraget og betaler toll- og/eller merverdiavgiftsbeløp. Hvis varemottaker ikke gir foretaket fullmakt, skal mottaker få valget om å fortolle selv via internett, hos det lokale Tolletaten eller returnere sendingen.

15 – 18. Ordinære deklarasjoner av lavverdisendinger til private, som ikke er underlagt forbud, restriksjoner eller særavgifter

Det er bare ordinære deklarasjoner av lavverdisendinger til private som inngår i tillatelsen. Sendingene kan ikke være underlagt forbud, restriksjoner eller særavgifter som matvarer, tobakk og alkohol. Foretaket må kunne vise at de har systemer og rutiner som sørger for at disse kriteriene blir overholdt. Brudd på vilkårene kan få alvorlige konsekvenser for helse, miljø og sikkerhet og dessuten kunne føre til unndragelse av avgifter. Foretaket må holde seg oppdatert på regler og restriksjoner som gjelder innførselen.

Krav til fremleggelse av informasjon om mottatte sendinger

For å ivareta kontroll med sendingene som kommer til landet og før de blir utlevert kunde eller utleveringssted, må Tolletaten ha tilgang til foretakets informasjon om hver enkelt sending. Informasjonen skal oversendes Tolletaten på fastsatt format og innen fastsatt tid.

Formatet på oversendelsen vil bli fastlagt av Tolletaten i samarbeid med foretaket. Foretaket må ha rutiner som sikrer at foretaket etter varsel fra Tolletatens, eller på eget initiativ kan stoppe eller tilbakekalle en sending før utlevering til mottaker. Tolletaten er imidlertid kjent med at det kan føre til systemtekniske utfordringer hos det enkelte foretak og vil ha mulighet til å tillate utsatt iverksettelse av dette vilkåret.

19. Forhåndsmelding underlagsfiler ved mottak av sendinger

Foretaket må overlevere Tolletaten en oversikt over sendingene som er klargjort for deklarering og frigivelse. Informasjonen skal leveres innen en fastsatt frist og på fastsatt format og med innhold oppgitt i tillatelsen. Se vedlegg til vilkårene nr. 1. Tolletaten kan gi utsatt frist for iverksetting.

20. Stansing og tilbakekall

Foretaket må ha rutiner som sikrer at foretaket etter varsel fra Tolletatens, eller på eget initiativ kan stoppe eller tilbakekalle en sending før utlevering til mottaker.

Krav ved deklarering


21. Tidspunkt for deklarering

Ved å benytte løsningen forplikter foretaket seg til å deklarere utleverte sendinger senest klokka 12 første virkedag etter utlevering av sendingen fra tollageret og bare en gang per periode – hvis ikke annet er bestemt av Tolletaten.
Det skal betales utregnet toll og merverdiavgift ved å benytte foretakets dagskreditt hos Tolletaten.

22. Kundenummer

Foretakets organisasjonsnummer /bedriftsnummer skal benyttes som kundenummer i TVINN. Tillatelsen er knyttet opp mot dette nummeret, og det muliggjør bruken av det forenklede varenummeret.

23. Ekspedisjonsenhet

Samledeklarasjoner kan bare sendes til tildelt ekspedisjonsenhet – hvis ikke annet er bestemt av Tolletaten.

24. Utfylling av TVINN-deklarasjon

Deklarasjonen skal sendes i TVINN under prosedyrekode 40 og skal være så utfyllende som mulig. Varenummer 00.00.0044 skal benyttes. Fakturabeløpene skal regnes om til NOK etter kursen på utleveringstidspunktet.

Deklarasjonen spesifiseres på to varelinjer; én for sendinger med toll og MVA og én for sendinger med kun MVA. Antall sendinger oppgis i rubrikk 44, med innledende tekst «PSL antall». Avsenderland angis med kode AA. Samlet vekt og antall kolli også oppgis.

25. Tollverdi

Tollverdien skal beregnes i henhold til bestemmelsene i tolloven kapittel 7 flg. Foretaket må ha oversikt over tollverdien for de enkelte sendingene som inngår i samlefortollingen.

26. Toll og merverdiavgift

Det skal beregnes gjennomsnittstoll etter fastsatt sats – for tiden 8 % – for varer som hører hjemme under tolltariffens kapittel 61 og 62 samt varenummer 63.01 – 63.03, og som er sendt fra land utenfor EU/EØS-området eller GSP-land, eller omfattet av frihandelsavtale. Merverdiavgift beregnes etter fastsatt sats etter reglene for innførsel (jf. merverdiavgifts­loven § 62). Hvis det skal svares toll av en eller flere sendinger, må disse deklareres på egen varelinje. Se vilkår nummer 24.

Krav til fremleggelse av informasjon om deklarerte sendinger


27. Avgivelse av underlagsinformasjon for deklarerte sendinger

Ved fortolling må foretaket fremlegge en oversikt over sendinger som inngår i samledeklarasjonen. Informasjonen skal leveres innen fastsatt frist og informasjonen skal leveres elektronisk på fastsatt format og med innhold som oppgitt i tillatelsen.

Tolletaten kan gi utsatt frist for iverksetting. Se vedlegg til vilkårene nummer 2.

Krav ved refusjon


28. Samlet og elektronisk omberegning

Søknad om omberegninger eller refusjoner av samlefortolling på bakgrunn av retur av vare skal skje samlet og elektronisk med referanse til den aktuelle samlefortollingen til Tollregionen hvor samlefortollingen er levert inn. Samtidig skal det sendes en underlagsfil med informasjon om refusjonene. Se vilkår nummer 29.

Elektronisk omberegning er inntil videre systemteknisk begrenset til å være tilgjengelig én gang per samledeklarasjon. Derfor må foretaket samle opp refusjonskravene over en periode som avtales med Tolletaten og så sende en samlet elektronisk omberegning. Oppsamlingsperioden bør settes så den fanger opp hovedmengden av refusjoner.

Tolletaten kan gi utsatt frist helt eller delvis for elektronisk omberegning.

29. Underlagsfil refusjon

Når foretaket skal foreta elektronisk omberegning, samlerefusjon, må Tolletaten samtidig få tilsendt en underlagsfil med informasjon om refusjonene. Informasjonen skal leveres elektronisk på fastsatt format og med innhold som oppgitt i tillatelsen. Tolletaten kan gi utsatt frist for iverksetting. Se vedlegg til vilkårene nummer 3.

vedlegg_vilkar_samlefortolling.pdfSe vedlegg til vilkårene (193 kB)

 

Del med andre: